写给我们的预备HR

标准
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【大纲】

 

✔ 爱我们的团队,爱我们的部门。

✔ 把自己当做所跟进部门的一份子。

✔ 诚心、细心、耐心、责任心。

✔ 多学习,多思考。

✔ 收到记得回复,努力改掉拖延症。

✔ 勤俭节约,艰苦朴素。

✔ 务实、高效、文化、规范。

 

 

【碎碎念】

 

每到招新告一段落,又谈到人力资源部的工作和新人培养计划,忽然发现自己已经从小萌新升级为老学姐了。其实显而易见,相对于团队其他部门,人力资源部的工作对于成员的技能要求并没有很高。之前某位老师曾在课上说,同学们如果专业不精,将来只能在企业的人力资源部做做打杂的工作。对此,我很努力也没有忍住向上翻的白眼,因为不仅不敢苟同,还无法理解。如果将人力资源部理解为企业或团队收留没有能力又不上进者的部门,那这篇新人培养计划我也没有写下去的必要了。

 

回到正题,现在我们不需要再论证人力资源部的重要性,小萌新们在面试之前也许就已经通过知乎百度等各种渠道了解到人力资源部的各种信息,包括人员架构、职能、责任、管辖范围等。(如果还不清楚的话一定要去看一看啊,这是必修课。)尽管我们一直在不断努力向现代化规范化的企业靠拢,但毕竟作为学生互联网团队,我们的团队管理无论在模式还是氛围上,和真正意义上的企业还是有所差别的。以下就我所负责的工作内容,和小萌新们分享一些我的个人见解。

 

首先谈到跟进部门,工作介绍以我目前跟进的运营部为例。跟进部门说直白些就是HR大部分时间都在充当信息传递者的角色,将消息通知并落实到部门各成员,收集部门各成员信息并汇总,为成员们解答疑惑(通常与团队相关而非技术层面)。参加部门会议其实是一项很重要的工作内容,就算真的没法听懂技术大佬们的深入会谈,在会议上混个脸熟也能方便今后工作的开展。然而事实上,部门会议并没有想象中那么专业得让人产生距离感。以运营部的会议为例,大家通常的模式是先进行一轮工作总结,接着负责人抛出近期工作遇到问题,大家交流各自想法并讨论解决方案,又或是列出下一阶段的工作计划(比如新产品线上推广或线下活动),大家头脑风暴集思广益,给出不同的想法和建议。把自己当成部门的一份子,不要害羞,更不能怂。人力的同学积极加入到会议讨论中是很受欢迎和鼓励的,而且我们可以通过这种机会学到一些新的东西(我最近就跟着运营的小萌新一起学会了用锤子便签的Markdown模式排版),不一定是很高逼格很难的技能,但对自己而言就是收获。

 

人力资源部的工作中,沟通是很关键的一部分。例如,如何发通知、如何找成员参加线下摆点、如何作绩效考核的反馈,此时说话的艺术就体现出来了。下面分享一点点我个人的建议,当然只是个人想法,没有强求大家或者其他的意思。私聊的对话框里一定要有称呼,如果和对方不太熟悉实在不好意思叫对方的名字,至少发一个“哈喽”或者“嗨”,切忌一上来就用祈使句,生硬而且不礼貌,谁听也不舒服的;发通知时多用“我们”表示亲切,尽量不用“你们”,想方设法都要和部门成员混熟的,可不能自己硬生生创造出疏离感;“请”、“麻烦了”、“辛苦了”、“谢谢你”是每天挂在嘴边不能拿下来的,大家都有各自的事情要忙,配合工作纵然是应当的但也要感激。其实这些都不能算说话的技巧,但是有一个中心一定要时刻记住——真诚,只要有诚心,其他都好说。

 

跟进部门还有一项工作是绩效考核。人力资源部有一套统一的考核方案,但各部门视情况有所差异。HR需要和部门负责人商量好具体的考核方案,在考核前将方案对部门全体成员公开并作出解释。得到考核结果后,反馈也是必不可少的内容。取得绩效第一名的成员会成为“每月一星”,能够获得在全会上表演的机会和50元奖金。(通常先表演再发奖金。)而对于绩效排名靠后的同学,HR可以选择一个恰当的时间与其聊聊天谈谈心,关心成员近期的生活状况和心理感受,例如,工作中是否遇到问题,是否学习事务繁多或压力过大等。HR可以与成员共同制定一个易实现的小目标,成员争取在下一次考核前完成。如果有成员每次绩效考核结果均不合格或排名垫底,可能是工作懈怠或确实因其他原因很难再胜任团队工作,与负责人协商后可视情况考虑清退。

 

接下来谈谈物资管理,两个关键词——细心和责任心。物资管理很大一部分工作内容就是采购物资,例如工作证、聘书、网站办公室的各种办公用品、团队活动或摆点需要用到的各项物品等等,还有我们最近在做的团队周边产品也是物资管理的一部分。负责的内容较多较杂,细心再细心一点总不会错,关系到全团队的事项(比如定制站衫),一定尽可能考虑周到全面,遇到不确定的问题可以多问问大家的意见。人力资源部还有一个优良传统是勤俭持家,钱要用在刀刃上,能省则省,不过一定要保证质量,该花的钱还是得花。

 

物资管理还包括网站图书的购买。汇总各部门需要购买的图书,总价为1000元左右,HR每年集中购买一到两次。我们一般选择网购正版图书,并且最好能开具发票。选书的时候可能会有些头疼,在保证正版的前提下寻找最优的价格,并且尽可能在同一家店购买方便收货和开发票(有些店家拒绝开金额较小的发票),具体工作流程和注意事项之前也写过,在人力工作资料包中可以查看。

 

这里插进一项工作,一年一度的寄送毕业生礼物。听起来似乎不困难但其实是一项很艰巨的任务,负责这项任务的同学一定要有细心耐心责任心并且没有拖延症。收集毕业生地址的第一步是找到所有毕业生的联系方式,QQ可以在天天向上群里找(首推),也可以问部门负责人,QQ、微信或者电话号码,只要能联系上前辈就行。当然我们这个学期有所改进,离退成员详细的信息收集工作可以为今后减轻不少工作量。准备一个备忘录,用于记录前辈们的地址、收件人和联系方式,可能还会有毕业生的纪念版站衫尺码和特别礼物或是其他备注信息,统统记下来避免遗漏或混淆。寄快递时多找几个帮手,一次可能寄不完。如果遇到礼物种类多,并且需要分人分尺码寄送的情况,这是很难得的机会能够体会到宛若自己开网店打包发货的乐趣。打包的时候注意仔细包装好,可以问问有经验的快递小哥,如果有易碎物品(如相框)一定要做好防震防摔措施,建议发顺丰快递,贵但是保险一些,给前辈寄送礼物本来是一片好心,不要因为快递因素而造成遗憾。寄件人可以写小纬。(只是个人建议,也许是因为小纬能够代表团队而且比较亲切可爱?)

 

还有就是勤工助学。团队每学期都会有一些勤工助学名额,可以看成是给资历较深、贡献较大的成员们的一点奖励。负责勤工助学的HR可以新建一个群以方便信息传递。刚开始需要写一个简单的教程,帮助大家明白如何在网上申请勤工助学并填写申请表,申请表需要打印出来找学工办盖章。由于网上申请也是有时间期限的,HR务必要督促大家尽早完成申请,可以自行将deadline提前并要求大家私发申请后的截图,确保在规定期限内所有成员都申请完毕,期间成员们如有任何疑问都要耐心解答哦。接着就是期待月例(划掉,工资)了。需要注意的是,指导老师(目前是党委宣传部的余佩老师)有时会在“勤工助学工资”讨论组中发一些消息,例如银行卡号有误、工资数额更改、工资延迟发放等信息,HR需要及时将这些消息转递给团队勤工助学群的成员们。

 

具体工作基本就是以上内容,接下来还有一些闲话想说。积极性与主动性在团队工作中是很有必要的。在时间和精力允许的情况下,尤其是当HR加入团队的时间越长,工作越不应该只局限于人力资源部负责人所交代的任务,而要渐渐开始为整个团队的发展考虑。团队的动向也许是负责人层做出的决策,但团队的发展却是每个成员共同努力的结果。刚刚加入团队对很多工作都不熟悉,这不能作为推脱的借口,而应该是学习的动力。例如,从没有做过策划就可以尝试着做一做,在有经验的前辈指导下,磕磕绊绊地写完一篇策划案也很有成就感。不会没有关系,学不会才是问题,况且能够通过笔试面试多轮考验加入到我们团队的同学,一定都是学习能力很强的同学。值班期间如果没有工作任务,可以找找以前的群文件,活动策划、工作总结、会议记录等等,多看一看就学会写了。还有我们的群邮件,很多全会上提出的集思广益想法在群邮件里都能找到后续。这里再向大家推荐团队内刊,以前的群邮件里有,稍微往前翻一翻就能找到。团队内刊从2014年开始,每年一期,总结一年当中团队的点点滴滴,以内容线部门为主,但各部门成员都会参与供稿。内刊中不但可以看到团队的大事记,还有许多有趣的照片和故事,阅读一期内刊就像与整个团队一起经历了一年。透过文字和图片,我们看到的是团队不断成长的历程和成员之间深厚的感情。这也是为什么我一直坚信Token与其他社团协会不一样的原因,不仅是因为我们的思想理念和产品,更是因为我们的团队文化和氛围是无可比伦的。(再说得直白一些,我对团队的感情就是从实习期值班第一次阅读内刊开始的。)

 

其实很多前辈对团队都有很深很深的感情。举个例子,经常在我们群里水的政政姐(划掉,张政学长)过着罗切斯特时间却仿佛24小时永远在线。我印象很深刻的一件事是,17年春招后,我们想在新人入职大会前收集一些前辈寄语,原本只需要一段话占满一页PPT,政政姐自己很用心地做了一套十几页的PDF文件从海的那边发来,结结实实地惊艳到我,其中提到的我并不熟悉的前辈们和各种梗,政政姐也熬着时差耐心地和我解释。如果我们有感动团队十大人物评选,我给政政姐的颁奖词都想好了。

 

说是写一篇“新人培养计划”,可现在看起来却像是给小萌新们写的一封信。“培养”这个词很大,我不敢往肩上扛,况且人力资源部的工作很难说要求大家拥有哪些技能,如果一定要培养,那就是培养大家对团队的爱和奉献精神吧。不知不觉写得有点长,能认真看到最后的肯定都是小天使。本来想要精简一点,又怕太简练了会显得有些空洞。四千字看完可能需要几分钟,但是写起来也要几小时啊,老学姐深更半夜在破破烂烂的小床上哆哆嗦嗦地码字,熬不住了早上再爬起来接着写,如果小萌新们能用心看,那真的是感激不尽了。其实这篇又长又啰嗦的碎碎念中所有内容的出发点,也都是我作为一个假前辈对团队的爱和对工作的爱。如果小萌新们现在还有些难理解,那么一年以后,很期待大家是否会有与我此刻同样的想法。

 

人力资源部   魏文婕

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